Algemene voorwaarden & Privacyverklaring

Algemene voorwaarden & Privacyverklaring

Algemeen
De informatie op deze website van HAY Zorggroep wordt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kan het voorkomen dat de informatie onvolkomenheden bevat. HAY Zorggroep kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud van de informatie op haar website en/of voor de gevolgen van het gebruik ervan. Aan de gegevens zoals die op de website van HAY Zorggroep worden weergegeven kunnen geen rechten worden ontleend. Dit geldt niet voor de officiële regelingen van HAY Zorggroep, die via de website zijn gepubliceerd.

De website van HAY Zorggroep geeft op geen enkele wijze medisch advies en vervangt in geen enkel geval informatie verstrekt door medisch personeel van HAY Zorggroep.

HAY Zorggroep kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor de informatie, en de gevolgen van het gebruik van websites van derden, die via links op de HAY Zorggroep website te bereiken zijn.

Auteursrecht
Deze website geniet auteursrechtelijke bescherming. Alle auteursrechten op zowel inhoud als beeldmateriaal komen toe aan HAY Zorggroep. Het is niet toegestaan (de inhoud van) de website te verveelvoudigen, op te slaan of openbaar te maken, in welke vorm dan ook, hetzij elektronisch, mechanisch of door het maken van fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande toestemming van HAY Zorggroep.

Cookies
De website www.HAY Zorggroep.nl plaatst cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een internetpagina op een pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. Deze cookies worden gebruikt om de websites van HAY Zorggroep beter te laten functioneren en het website bezoek te monitoren, zodat HAY Zorggroep na kan gaan hoeveel mensen de website in een bepaalde periode hebben bezocht. HAY Zorggroep gebruikt deze data alleen geaggregeerd en kan deze niet herleiden tot een pc of individu.

Privacyverklaring

HAY Zorggroep gaat met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om met de gegevens van bezoekers van deze website. Persoonlijke gegevens worden zorgvuldig verwerkt en beveiligd in overeenstemming met de privacy policy van HAY Zorggroep. Hierbij houdt HAY Zorggroep zich aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

In het kader van de dienstverlening legt HAY Zorggroep gegevens vast die uitsluitend door HAY Zorggroep worden verwerkt voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Derden hebben geen beschikking over deze gegevens, tenzij in het kader van de dienstverlening nadrukkelijk anders is aangegeven. HAY Zorggroep maakt gebruik van veiligheidsprocedures, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot deze gegevens.

HAY Zorggroep verzamelt en analyseert informatie over het gebruik van de website, zoals aantal bezoekers, duur van het bezoek, bezoek aan specifieke pagina’s etc. Voor het gebruik van Google Analytics heeft HAY Zorggroep een bewerkersovereenkomst afgesloten. De gegevens die we verzamelen worden uitsluitend gebruikt om de website te optimaliseren voor de bezoekers. We delen deze gegevens niet. Deze informatie is niet herleidbaar tot de identiteit van de bezoeker van de website: we hebben ervoor gekozen om het laatste octet van het IP-adres te maskeren. Om deze gegevens te verzamelen wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘cookies’. Een cookie is een eenvoudig, klein bestand dat op de harde schijf van de computer van de bezoeker wordt opgeslagen. Deze cookies bevatten geen persoonsgegevens. We maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies. Het gebruik van cookies kan door de bezoeker worden aangepast via de instellingen in de browser. In dat geval is het echter mogelijk dat delen van de website niet gebruikt kunnen worden.

Deze privacy policy is uitsluitend van toepassing op de website van HAY Zorggroep. HAY Zorggroep is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de privacy policy voor websites van derden, die via de site van HAY Zorggroep door middel van links te bereiken zijn.

Door de website van HAY Zorggroep te gebruiken, stemt u in met het hierboven omschreven beleid.

Extern privacy beleid

Persoonsgegevens bij HAY Zorggroep,  versie 1 juli 2023

Uw privacy is voor HAY Zorggroep van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarin is geregeld hoe met uw persoonsgegevens moet worden omgegaan. Hierin staat ook dat wij aan moeten kunnen tonen dat wij ons aan de wet houden en zijn wij verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen.  In deze verklaring hebben wij op beknopte wijze de verplichtingen van HAY Zorggroep en de rechten van cliënten (of hun vertegenwoordigers) beschreven.

Wat betekent de privacyverklaring
In het kort houdt dit in dat wij de verantwoordelijkheid hebben te vertellen wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Welke persoonsgegevens wij vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we gegevens mogelijk verstrekken. Uitgangspunt daarbij is dat we alleen persoonsgegevens gebruiken indien dat noodzakelijk is en natuurlijk op een veilige manier.

Welke (standaard) gegevens hebben we van u nodig en waarvoor
1. Algemene persoonsgegevens (naam, geboortedatum, burgerlijke staat, etc.), contactgegevens (ook van wettelijk vertegenwoordiger), verzekeringsgegevens, verleende zorgproducten, sociaal profiel / netwerk, medische en gedragsgegevens, voor zover relevant voor het kunnen bepalen van de benodigde zorg- en dienstverlening.
Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie; in het bijzonder voor de instandhouding van de dienstverlening en externe verantwoording over de verleende zorg (declareren naar zorgkantoor, zorgverzekeraar, gemeente), maar ook voor het betrekken van het sociale netwerk en mantelzorger.

2. Cliënt-/relatienummer
Dit nummer kennen we aan elke cliënt toe en is uniek voor de zorgrelatie die we met de cliënt hebben.

3. Burgerservicenummer (BSN)
Dit nummer hebben we nodig om gegevens met betrekking tot de cliënt uit te wisselen met zorgkantoor, zorgverzekeraar, overheid en andere zorgaanbieders; gebruik van dit nummer is dan verplicht.

4. Medisch/specialistische, gedragsgerelateerde, sociaal-maatschappelijke en verpleegkundige/begeleidings- gegevens.
Deze gegevens gebruiken we voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de individuele zorg- en dienstverlening.

5. Aard van toegepaste vrijheid beperkende middelen of maatregelen voor cliënt, datum/duur, reden, wiens verantwoordelijkheid en de betreffende woning.
Het vastleggen van deze gegevens is nodig om vrijheid beperkende middelen of maatregelen te kunnen toepassen en te kunnen verantwoorden waarom deze maatregelen noodzakelijk zijn.

6.Toegediende medicatie
Met af te tekenen medicatielijsten maken wij inzichtelijk welke medicatie cliënten hadden moeten ontvangen en of ze deze ook daadwerkelijk hebben ontvangen.

7. Omschrijving en aard van incidenten met betrekking tot cliënten, getroffen maatregelen en schade/letsel.
Handhaving en optimalisering van de kwaliteit van zorgverlening aan cliënten

8. Omschrijving en toedracht van (seksueel) misbruik met betrekking tot een cliënt, en de ondernomen actie n.a.v. het misbruik.
Deze gegevens hebben we nodig om het beleid te bepalen ten aanzien van het (seksueel) misbruik (afhandeling, nazorg en preventie)

9. Bankrekeningnummer, banksaldo en inkomsten/uitgaven.
Wanneer we de financiën van cliënten beheren, hebben we deze gegevens over; hierover leggen we dan ook verantwoording af.
Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken op basis van de overeenkomst die we met u afsluiten, zonder daarvoor uw specifieke toestemming te vragen.

Overige persoonsgegevens
Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Overige bijzondere, extra gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen. Pasfoto’s kunnen bijvoorbeeld ook iets over iemands ras of religie zeggen. Wanneer we foto’s willen vastleggen voor onze eigen registratie of om ergens te publiceren, kan toestemming als basis worden gebruikt om dit toch mogelijk te maken. HAY Zorggroep maakt hier ook gebruik van. Toestemming hiervoor kan overigens altijd door u weer worden ingetrokken. Ook euthanasieverklaringen en reanimatieverklaringen worden alleen op verzoek van de cliënt vastgelegd.

Wanneer HAY Zorggroep een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Denk dan bijvoorbeeld aan agressief gedrag dat voor onze medewerkers van belang is om te weten.

Hoe verkrijgt HAY Zorggroep de persoonsgegevens?
De meeste gegevens van een cliënt ontvangen we rechtstreeks wanneer de zorgovereenkomst wordt afgesloten en de zorg wordt gestart. Daarnaast kunnen gegevens worden ontvangen van andere zorgaanbieders.

Het dossier/zorgplan vult zich gedurende de periode dat de cliënt bij HAY Zorggroep in zorg is.

Intern gebruik van de gegevens
Om uw privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie uw gegevens moeten gebruiken, mogen dat. Dat regelen we door die medewerkers specifieke bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen.

Beveiliging van de gegevens
HAY Zorggroep neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en tevens ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de NEN7510/12/13.

Extern gebruik van gegevens
Verplichte doorgifte
Als zorginstelling heeft HAY Zorggroep de verplichting om gegevens over benodigde en geleverde zorg te delen met zorgkantoor, zorgverzekeraar en gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen.

In bijzondere situaties kunnen wij ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over u te verstrekken; denk aan de kantonrechter in verband met de verantwoording over beheerde gelden of in geval van een justitieel onderzoek.

Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s
Voor haar bedrijfsvoering maakt HAY Zorggroep gebruik van veel computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. Daarvoor sluiten we met hen een verwerkersovereenkomst waarmee we de leverancier verplichten op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als HAY Zorggroep zelf.

Overige doorgifte
Wij delen gegevens dus alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de zorgovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan anderen gegevens verstrekken doen wij dit alleen nadat we van u toestemming hebben verkregen.

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
In het kader van de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) dient HAY Zorggroep voor het cliëntendossier een bewaartermijn van 15 jaar te hanteren na beëindiging van de zorgovereenkomst. Voor vastlegging van gegevens in het kader van de BOPZ (vrijheidsbeperkende middelen of maatregelen) geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar. Voor medicatielijsten wordt een bewaartermijn van twee jaar gehanteerd. Voor overige gegevens geldt dat we de gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Wij zullen de gegevens dan zo spoedig mogelijk verwijderen.

Uw account, contactformulier en Nieuwsbrief
Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen. Hiervoor gebruiken wij uw emailadres. Uw emailadres wordt bij inschrijving automatisch toegevoegd aan de lijst van abonnees indien u gebruik wil maken van onze Nieuwsbrief. Dit abonnement kunt u op ieder moment opzeggen. Deze gegevens worden bewaard totdat u het abonnement hebt opgezegd.

Rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens
Als zorginstelling moeten we persoonsgegevens van cliënten gebruiken. Maar die persoonsgegevens hebben wel op de cliënt zelf betrekking. Daarom heeft de cliënt het recht om de persoonsgegevens:
· in te zien,
· te corrigeren als ze niet juist zijn,
· over te laten dragen naar andere personen of organisaties.
Daarnaast is er het recht te verzoeken gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens.

Om gegevens in te zien kan allereerst gebruik worden gemaakt van het cliëntenportaal. Wanneer het cliëntenportaal niet de volledige informatie biedt of gegevens niet lijken te kloppen, neem dan contact op met de zorgmanager. Deze kan u dan ondersteunen om toegang te krijgen tot uw gegevens en eventueel in overleg, wanneer dit aan de orde is er ook voor zorgen dat het dossier wordt aangevuld of aangepast. Ook voor overige vragen kunt u zich natuurlijk wenden tot de zorgmanager.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Het kan voorkomen dat de situatie zich voordoet dat de privacyverklaring moet worden gewijzigd. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk daarom regelmatig of er nieuwe versies zijn. HAY Zorggroep zal tevens wijzigingen apart aankondigen.

Vragen of kritiek
Als u vragen hebt over uw rechten, niet tevreden bent over hoe wij hieraan uitvoering geven, of specifieke vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

Functionaris gegevensbescherming van HAY Zorggroep: de heer Sarkis Sarkisjan, bereikbaar via het e-mailadres sarkisjan@hayzorggroep.nl.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Wij kunnen u ook vragen om u te legitimeren en een formulier in te vullen.

Klacht indienen
Als u vindt dat HAY Zorggroep niet op de juiste manier omgaat met uw persoonsgegevens, dan heeft u het recht om een klacht bij ons in te dienen. Hiervoor kunt u ons benaderen via https://hayzorggroep.nl/contact. Dit kan telefonisch of per e-mail. U kunt ook altijd een klacht indienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).